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Para poder explicaros las ventajas y desventajas del uso de esta herramienta lo primero que tenemos que hacer es dejar bien claro en que consiste el Webmail. La gran mayoría de vosotros, por no decir todos, tendréis una cuenta Hotmail o Gmail. Entráis en una web, donde podéis hacer todas las gestiones de correo electrónico. Pues en términos básicos eso es Webmail pero en correos corporativos con dominio propio. Es la herramienta que te permite gestionar tu correo accediendo directamente al servidor via web y sin tener que configurarlo en un gestor de corro como Outlook o Mail.

No todos los hosting ofrecen esta herramienta, pero casi todos los más extendidos si, sobre todo los que la gran mayoría de pequeños y medianos negocios suelen utilizar para sus proyectos web. Consulta con la empresa que os ofrezca el servicio si lo tenéis disponible o no.

Ventajas del uso de Webmail

  1. La ventaja principal y más útil es la posibilidad de consultar el correo desde cualquier ordenador o dispositivo, tal y como haces con tu cuenta habitual de Gmail o hotmail.
  2. No es necesario realizar copias de seguridad locales. Pero si hay que asegurarse que nuestro proveedor de hosting las haga para no perder los datos de nuestros emails.
  3. La recepción y envío de correos es más rápida. Dado que toda la gestión se realiza desde el propio servidor de hosting, los tiempos de sincronización con tu gestor local se suprimen.
  4. Para cuentas generalistas varios usuarios pueden utilizar la misma cuenta.

Desventajas del uso de Webmail

  1. Orden. La mayoría de sistemas Webmail no permiten llevar un orden de emails tan estructurado como los gestores.
  2. Espacio. Los servicios de email de los hosting no suelen ser ilimitados, por lo que si recibes y/o mandas ficheros adjuntos en muy poco tiempo veras como el espacio de tu hosting se quedará corto, y el coste de aumentarlo es mayor que la gestión propia de tu cuenta.
  3. Firmas y elementos de comunicación. Los gestores de correo suelen incorporar herramientas más eficaces para poder enviar emails con imágenes, firmas, y/o contenido html.
  4. Seguridad. Nadie esta completamente a salvo de tener un problema de seguridad con hackers o similares, por lo que tener todos tus emails y contactos en una web de relativo fácil acceso no es lo más recomendado para una empresa.
  5. Multicuentas. La mayoría de las ocasiones no solo tenemos una cuenta de email, sino que gestionamos varias. Con Webmail tendríamos que tener varias páginas web abiertas continuamente para ir comprobando todas las cuentas, sin embargo con un gestor de correo las podemos gestionar todas desde un solo sitio.
  6. Rendimiento. Aunque los ordenadores para el uso que les damos hoy en día están muy por encima, un Webmail consume recursos de memoria que una aplicación de gestión de correos no.

En algunos casos, el problema del email es que es necesario poder gestionarlo en varios dispositivos o equipos, y parece que la única opción es el uso de Webmail, sin embargo existe una alternativa que es configurar las cuentas como Imap en vez de POP en todos los dispositivos menos en el que finalmente descargará el email y lo gestionará a futuro. Pero de esto hablaremos en otro post.